オンライン研修とは？
導入のメリットと研修ツールの活用法
新型コロナウイルスの影響もあり、オンライン研修を実施する企業が増えています。遠隔地からも参加でき、経費も削減できるなど、さまざまなメリットが言われています。
この記事ではこれからオンライン研修を取り入れたいと考えているご担当者に向けて、オンライン研修のメリットや種類、導入方法について解説します。
外部の専門会社が実施しているオン来研修用のサービスや、プログラムについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
1.オンライン研修とは
オンライン研修とはインターネットを介して、遠隔地にいたまま行う研修です。ZoomなどのWeb上のシステムを活用して行います。
人材不足と言われるなか人材の育成や、会社への定着率アップのためにも研修が重視されています。とくに新入社員への教育には、研修は必要不可欠なものですが、コロナ禍により対面で研修を行うのが困難な企業も多く、テレワークの推進も行われているため、遠隔地でも参加ができるオンライン研修が急激に広まりました。日本全国の各支社や海外の営業所などに所属している社員も同時刻に参加できるのも魅力となっています。
オンライン研修のタイプ
オンライン研修にはいくつかの種類があり、目的別に使い分ける必要があります。
ライブ配信型
Zoomなどのオンライン会議システムを利用し、講師による研修を受講者がリアルタイムで受講する形式です。決められた時間に講師と受講者がWebシステムをつなぎ研修が行われます。質疑応答なども直接の会話やチャット機能の使用でできるため、疑問点を即座に解消できます。工夫次第でワークショップやグループワーク、ディスカッションの実施も可能です。
動画配信型（オンデマンド型）
YouTubeやZoomの録画機能を活用し作成した研修コンテンツを、受講者が自分のタイミングで見るタイプの講座です。スライド方式の教材を配信する場合もあります。何度も繰り返し受講できるため、復習がしやすいというメリットがあります。業務に必要な知識などを学び身に付けるのに役立ちます。
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オンライン研修と集合研修との違い
以前から行われていた集合（対面）研修とオンライン研修ではさまざまな違いがあります。新しいシステムであるオンライン研修を成功させるために、違いを知っておきましょう。
集合研修について
一つの会場に参加者を集めて、講義式で行う研修です。社内だけでなく、外部の宿泊施設や会社の研修所を利用し泊りがけで行う場合もあります。
集合研修は以前から行われていたものですが、メリットとしては以下が挙げられます。
- 受講者が集まるため、受講者同士のコミュニケーションがとりやすく、人間関係を築きやすい
- 休憩時間や研修が終わった後などでも受講者同士で交流ができる
- 仲間と切磋琢磨するので、モチベーションを維持しやすい
- 同じ会場で一斉に行うため、社員が受ける講義の内容に差異が生まれない
- 同じ空間で顔を合わせているため受講者のレスポンスを受け取りやすく、フィードバックもしやすい
- 座学のほか、グループワークやレクリエーション、ロールプレイングなどの手法を行うのに適している
一方、デメリットとしては以下のような点があります
- 会場の調整や講師の確保など、コストがかかりやすい
- 一斉に会場に集めるため、講師と受講者の日程調整が難しい
- 支社・営業所配属の社員を本社などに集めようとすると、交通費がかかる
オンライン研修との大きな違いの一つには、必要とする会場スペースが挙げられます。集合研修では受講者や開催者の人数に合わせた会場が必要ですが、オンライン研修は基本的に参加者が自宅や貸しスペース、それぞれの支社・営業所などに分散した状態で行うため、主催者側が配信をするための小さな会場のみを用意すれば行えます。
また、オンライン研修では遠方から人を集める必要がないために交通費もかからず、忙しい管理職や地方の支社・営業所に所属している社員も無理なく参加ができるという点も、集合研修と異なっています。
ただし、集合研修では受講者側の準備はさほど必要がありませんが、オンライン研修では受講者側がインターネットをつなげる環境の整備が必要になります。
2.オンライン研修のメリットとデメリット
オンライン研修はまだまだ新しい手法で、担当者によっては「導入をして本当にメリットがあるのだろうか」などと、疑問に思われるかもしれません。以下、オンライン研修のメリットについて紹介します。また、デメリットも紹介するので、理解した上での導入をおすすめします。
オンライン研修のメリット
会社や自宅、拠点オフィスなど、インターネット環境さえあればどこにいても受講可能で、遠方の支社に配属の人も均一に研修を受ける機会が得られます。テレワークや休職中の社員でも受講でき、例えば産休・育休中の社員も、研修によって新しい業務知識が得られ、現場復帰がしやすくなるでしょう。
交通費や宿泊費などの移動にかかるコスト削減が可能なうえ、移動に費やす時間を普段の業務に充てられるため作業効率もあがります。多忙な管理職も時間をさほど気にせずに参加が可能です。
また、参加人数に制限を設ける必要がないため、人数に応じた会場を準備する必要がなくなります。急きょ参加人数が変わっても対応の必要がなく、会場設営に関する悩みも減らせます。
オンライン研修は一般的に座学に向き、講義の内容を録画していつでも見られるようにできるだめ、受講者は何度でも見返して、分からなかったところの確認が可能です。
オンライン研修のデメリット
受講者の反応が分かりづらく、一方的な研修になってしまいやすいというデメリットがあります。とくに受講人数が多いと直接の対話もしづらく、レスポンスを受けにくくなりがちです。
また、受講者同士のコミュニケーションがとりづらいという面もあります。オンラインは講義をする側に対して複数の受講者という形式には向いているのですが、大勢がディスカッションや会話、グループワークをするには、工夫とルール作りが必要です。
工夫としては、受講者をグループに分けるブレイクアウトセッションを行うという方法もあります。たとえばZoomには受講者が少人数のグループに分かれてミーティングができるブレイクアウトセッション機能があるので、ディスカッションなどに活用したいところです。また、Google Workspaceなどでは、複数人で書類を共有し共同作業ができ、グループワークを実現できます。
3.オンライン研修に必要となるシステム
実際にオンライン研修を行うにはどのような準備が必要でしょうか。準備をしなくてはいけない機材やシステムについて紹介します。
まず考えなくてはいけないのが、行いたいオンライン研修のスタイルです。「社内ですべて研修を実施」するのか、「外部のオンライン研修プログラムを利用するか」によっても変わってきます。外部のオンライン研修プログラムを利用する際は、パッケージの内容によって準備するものが変わってはきますが、多くの場合、指指定されたWeb会議ツールにアクセスすれば研修が受けられます。
一方、社内で研修を内製する際には以下のようなシステムや機材が必要になります。
- オンライン会議用Webシステム（ZoomやGoogle Meet、Webexなど）
- 必要に応じてオンライン研修専門のツール
- 講師が使用するパソコン、マイク、カメラ
- ネット環境
- 講師や研修スタッフが使用する会場
- 教材、コンテンツ
- 学習管理システム（LMS＝Learning Management System）
学習管理システムとは録画した講座を配信するためのシステムで、一般的には受講履歴や成績の管理機能などを持っています。
また、内製の場合も外注の場合でも、各社員が使用するカメラ付きパソコン、イヤホンやヘッドセットマイクなどの備品、インターネット環境は必要です。
4.オンライン研修を効果的にするためのコツ
オンライン研修には集合研修とは異なる注意点があります。注意点をクリアした上でオンライン研修を効果的に行うためのコツを解説します。
事前の環境チェックと講師や参加者への技術指導
スムーズに研修が始められるよう、事前に回線状況や周辺機器を確認しておくようにしましょう。人事担当者のなかで専門の担当者を決め、社内にシステムに関する部署がある場合には連携して、テクニカルサポートをすると、円滑にオンライン研修が進められます。
社内で使用するシステム、機材はもちろん、受講者一人一人の環境が整っているかも確認が必要です。システムへのアクセス方法、パスワードなどを共有した後、質問があれば随時受け付けるようにしましょう。講師に対してもスムーズにシステムを利用できるようなサポートが大切です。
可能であれば事前に、講師や受講者に対して、接続に関するテクニカルトレーニングをしておくと良いかもしれません。
進行補助やオペレーターを置いて講義を円滑に
講師がいる発信側の会場には進行補助やオペレーターを置いて研修を進めると、万一システム上のトラブルが起きたときも安心です。
操作に慣れた人や、機材などのトラブルに対応する人を補助として置いておくと、講師の進行を妨げることなくトラブル対応ができ、進行が円滑になります。
集中力を維持できるコンパクトなタイムスケジュールの作成
一人で受講する人が多くを占めるため、集中力を切らさなくてすむように、できるだけコンパクトなタイムスケジュールの作成をおすすめします。研修テキストや課題は事前に共有し、受講者に目を通しておいてもらうのも、効率良くカリキュラムを進めるコツです。
また、長時間オンライン研修をしていると、画面を見ている目や、ヘッドフォンなどをしている耳が疲れやすくなるので、途中で、こまめに休憩を挟むことも忘れないようにしてください。
双方向を意識した研修設計で効果をアップ
オンライン研修では受講者は、一方的に話を聞いている状態になりやすく、集中力が途切れがちになります。そこで、双方向を意識して受講者も参加できるタイミングを作ります。
オンラインでもできるグループワークを行い、受講者同士が親しむアイスブレイクを挟むのも良いでしょう。チャットを活用した質問タイムを実施したり、クイズやテスト、ゲーム、イベントの時間を設けたりするのも手です。受講者が参加できるタイミングを作れば、どこまで理解しているかも講師側で確認がとれます。
ライブ研修の場合は、顔出し受講を原則とするのをおすすめします。顔出しをしないと受講者の参加意識が薄れやすいとともに、真剣に受講しているのかを把握できません。家が映るのが嫌だと言う社員がいる場合は、Zoomの壁紙機能を許可してもいいかもしれません。
研修後のフォローも忘れずに
オンライン研修は受講者の顔や反応が見えづらいため、研修後のフォローも重要です。理解度や成果を確認するために、アンケートやレポートを提出してもらうようにしましょう。
アンケートやレポートの結果をふまえ、個別にフォローを行ったり、次回の研修プログラムについて改善を行ったりすれば、より効果を高められます。
5.オンライン研修ツールや研修会社の利用もおすすめ
オンライン研修を円滑に、より効果的に行いたい場合、外部の会社が提供するオンライン研修ツールや、研修会社のオンライン用プログラムを利用する手もあります。オンライン研修ツールや研修会社利用のメリット、サービスを選ぶポイントについて紹介します。
ツールや研修会社を利用するメリット
最近はオンライン研修・セミナーのための専用ツールも出てきています。動画やスライドの配信ができるだけでなく、LMS機能や「コメント」「いいね」機能、テキスト配布機能など便利な機能があるので、利用におすすめです。出欠や受講履歴なども管理でき、参加者の理解度のチェックも容易に行えます。
また、オンライン研修をまるごとサポートしている研修会社を利用するという手もあります。必要な機材の準備や、システム利用に関するサポートも受けられるほか、講師や研修カリキュラムの提供を行っている会社もあります。
提供されている教材やコンテンツが利用できるため、研修設計の負担が減るというメリットがあります。研修内容を自社用にカスタマイズできる場合もあるので問い合わせてみると良いでしょう。
企業独自の教育内容や、業界特有のルールを学ばせる必要があるときには、一般的な研修はオンライン研修ツールや研修会社のプログラムを利用し、専門性が高いテーマのときには自社で行うという方法もあります。一部を自社で行うことでコスト削減も実現できます。
オンライン研修の外部サービスを選ぶポイント
外部サービスを選ぶ際には、まずは以下の４点についてチェックしてみてください。
- 教材や研修プログラムの内容は自社に合っているか
- サービスの内容は充実しているか
- 自社に合わせたカスタマイズも可能か
- コストバランスは良いか
優れていると評判のツールやプログラムを利用しても、自社の業務や研修の目的に合っていなければ意味がないため、あらかじめ教材やプログラムの内容を確認してください。
サービスについては、チャット機能や録画機能、グループワーク向け機能など、研修で使いたい機能が付いているのかについても問い合わせておいたほうが良いでしょう。
6.オンライン研修のお悩みはTKPにご相談ください
TKPではJMA（日本能率協会）とコラボレーションした充実の研修プログラムを提供しています。さまざまな階層、職種に合わせたプログラムがあるので、社員の成長に合わせた研修を実施できます。
また、会場や機材、サポートスタッフも必要なものだけ手配ができるパックも用意されているので、状況に応じたオンライン研修ができます。
さらに、研修施設を全国に用意できるため、集合研修とオンライン研修を組み合わせたい場合にもおすすめです。たとえば、オンライン研修で基礎のレクチャーをした上で、集合研修でグループワークやロールプレイングなどの研修も実施できます。
7.まとめ
オンライン研修は遠方の支社や営業所に配属の社員も参加がしやすく、会場費や交通費を節約できるのも魅力です。また、社員それぞれが会場まで足を運ぶ時間も節約できるため、時間調整がしやすくなっています。ただし、オンライン研修を円滑に実施するには機材やツールなどの準備が必要です。
そこで、オンライン研修を実施する際は、外部の研修会社を活用してはいかがでしょうか。システムのサポートが受けられるので、初めての実施でも安心です。
ぜひTKPのサイトをご覧になってください。